Eingangsrechnungen automatisieren

Eingangsrechnungen automatisch in Lexoffice – ohne Abtippen, ohne Suchen

Jede Eingangsrechnung fassen Sie heute viermal an: E-Mail öffnen, PDF speichern, in Lexoffice hochladen, kontieren. Bei 50 Rechnungen im Monat sind das 200 Handgriffe. Danach: genau einer.

Erstgespräch buchen

Der Workflow in 60 Sekunden

60 Sekunden: Rechnung kommt per Mail, ein Tipp in Telegram, Beleg liegt in Lexoffice.

Das Problem

Was die manuelle Rechnungsverarbeitung wirklich kostet

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Verschenktes Skonto

Die Rechnung liegt zwei Wochen im Postfach, die 2-%-Skontofrist ist verstrichen. Bei 30–50 Rechnungen im Monat summiert sich das schnell auf mehrere hundert Euro im Jahr.

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Steuerberater-Ping-Pong

Monatsende, E-Mail vom Steuerberater: „Es fehlen noch 7 Belege." Dann beginnt die Suche durch drei Postfächer und den Downloads-Ordner.

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Verteilte Postfächer

Rechnungen landen bei info@, buchhaltung@ und im Postfach des Chefs. Der Workflow überwacht alle Postfächer und zentralisiert den Rechnungseingang an einer Stelle.

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GoBD

Das E-Mail-Postfach ist kein Belegarchiv. Die GoBD verlangen zeitnahe, geordnete Erfassung. Mit dem Workflow ist jeder Beleg am Eingangstag in Lexoffice.

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E-Rechnungs-Pflicht seit Januar 2025

ZUGFeRD und XRechnung kommen per E-Mail und müssen verarbeitet werden können. Der Workflow erkennt und verarbeitet beide Formate. Mehr zur E-Rechnungs-Pflicht

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Kopfmonopol

Macht das eine Person und fällt sie aus, staut sich alles. Die Freigabe per Telegram funktioniert von überall – vom Handy, aus dem Urlaub, von der Vertretung.

So funktioniert es

Lexoffice-Belege automatisch hochladen – in drei Schritten

E-Mail kommt an

Der Workflow überwacht ein oder mehrere Postfächer und erkennt Rechnungsanhänge (PDF, ZUGFeRD, XRechnung) automatisch. Kein Weiterleiten, kein Speichern, kein Suchen.

Freigabe per Telegram

Sie bekommen eine Nachricht mit der Rechnung. Ein Tipp auf „Freigeben" – fertig. Auch vom Handy, auch aus dem Urlaub.

Beleg liegt in Lexoffice

Revisionssicher abgelegt, bereit zur Kontierung. Die Kontierung machen Sie oder Ihr Steuerberater in einer ruhigen halben Stunde – der stumpfe Teil ist weg.

Ehrlich gesagt: Die Kontierung wird nicht wegautomatisiert. Der Workflow nimmt Ihnen das Sammeln, Speichern und Hochladen ab – die fachliche Zuordnung bleibt bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater. Genau deshalb funktioniert er zuverlässig.

ROI-Rechner

Rechnet sich das? Rechnen Sie nach.

Wie viele Eingangsrechnungen haben Sie pro Monat?

Zeitaufwand heute

3,3 h/Monat

50 Rechnungen × 4 Minuten

Interne Kosten

167 €/Monat

bei 50 €/h internem Stundensatz*

Ersparnis pro Jahr

2.000 €

eingesparte Arbeitszeit, ohne Skonto-Effekte

Amortisation

~6 Monate

nur Workflow (990 €) · inkl. n8n-Setup (1.480 €): ~9 Monate

* Annahmen: 4 Minuten Bearbeitungszeit pro Rechnung (öffnen, speichern, hochladen, zuordnen), 50 €/h interner Stundensatz. Verschenktes Skonto und Suchzeiten zum Monatsende sind nicht eingerechnet — die tatsächliche Ersparnis liegt darüber.

Preise

Buchhaltung automatisieren zum Festpreis

Kernleistung

Workflow-Einrichtung

990 €

einmalig, Festpreis

Einrichtung des kompletten Workflows auf Ihrer bestehenden n8n-Instanz: Postfach-Anbindung, Telegram-Freigabe, Lexoffice-Übergabe, Test mit Ihren echten Rechnungen, Abnahme.

n8n-Setup

+490 €

einmalig, falls nötig

Falls noch keine n8n-Instanz vorhanden ist: Server-Einrichtung, Absicherung, Grundkonfiguration. Laufende Serverkosten ca. 10–15 €/Monat, direkt beim Hoster. Wenn Sie n8n selbst hosten wollen, gehört Ihnen die Instanz komplett.

Betrieb & Wartung

49 €/Monat

optional, monatlich kündbar

Gehostete Instanz, Updates, Monitoring. Ohne diesen Baustein läuft der Workflow trotzdem weiter – er gehört Ihnen.

Festpreis. Keine versteckten Kosten. Alle Preise zzgl. USt.

FAQ

Häufige Fragen zum Rechnungseingang-Workflow

Warum kostet das nur einen Bruchteil eines Agenturprojekts?

Weil es kein Projekt ist, sondern ein fertiger, im Echtbetrieb erprobter Workflow, der nur noch an Ihre Postfächer und Ihr Lexoffice-Konto angepasst wird.

Was brauche ich dafür?

Ein Lexoffice-Konto, Zugriff auf die E-Mail-Postfächer, in denen Rechnungen eingehen, und Telegram auf dem Handy. n8n richten wir bei Bedarf ein.

Ist das GoBD-konform?

Der Beleg wird am Tag des Eingangs unverändert in Lexoffice abgelegt. Lexoffice übernimmt die revisionssichere Archivierung.

Funktioniert das mit E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung)?

Ja, der Workflow verarbeitet PDF und E-Rechnungs-Formate wie ZUGFeRD und XRechnung – die seit Januar 2025 verpflichtend empfangbar sein müssen. Mehr zur E-Rechnung und XRechnung

Was ist mit Support?

Die Einrichtung ist ein Festpreis-Projekt mit Abnahme. Laufende Betreuung gibt es optional für 49 €/Monat – ohne Vertrag läuft der Workflow trotzdem weiter, er gehört Ihnen.

Kann mein Steuerberater darauf zugreifen?

Ja, über die normale Steuerberater-Freigabe in Lexoffice. Er kontiert dann direkt dort.

Warum Telegram und nicht E-Mail-Freigabe?

Weil die Freigabe in zwei Sekunden vom Handy passieren soll. E-Mail ist genau der Kanal, der das Problem verursacht.

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Über den Autor

Ihr Ansprechpartner für Automatisierung im Mittelstand

Ich bin Christian Loth – Enterprise Architect bei einer Mercedes-Benz-Tochter. Mit CLX Digital baue ich Automatisierungen für den Mittelstand: erprobte n8n-Workflows statt monatelanger Agenturprojekte.

Der Eingangsrechnungs-Workflow läuft im Echtbetrieb. Sie bekommen keinen Prototyp, sondern eine Lösung mit Abnahme – zum Festpreis.

200 Handgriffe im Monat – oder einer.

15 Minuten Gespräch reichen, um zu klären, ob sich der Workflow bei Ihrem Rechnungsvolumen rechnet.